W jaki sposób nowoczesne oprogramowanie będzie się mogło przyczynić do znacznego ograniczenia liczby segregatorów w wielu firmach.

W dużej ilości firm można do dnia dzisiejszego zobaczyć ogromne segregatory, w jakich przechowuje się wszystkie wystawione dokumenty. Jeśli firma jest duża, to i samych dokumentów będzie dość dużo, niekiedy trzeba na nie przeznaczyć całkiem spore pomieszczenie.

księgowa

Autor: NATO E-3A Component
Źródło: http://www.flickr.com

Lecz obecnie można od tego odejść, bo w ostatnich latach obowiązujące przepisy zaczęły się dostosowywać do współczesnych możliwości technicznych i cyfrowa ewidencja przy wypełnieniu kilku warunków jest jak najbardziej dopuszczalna i możliwa. Oczywiście będzie też znacznie wygodniejsza, bo z archiwum firmowego bez problemów będą mogły zniknąć najróżniejsze pudła z fakturami, rachunkami i raportami. Oczywiście przejście na elektroniczną archiwizację wiązać się będzie z koniecznością wdrożenia odpowiedniego oprogramowania i przeprowadzenia zmian organizacyjnych w firmie. Wiążą się z tym pewne koszty, ale zalety takiego rozwiązania są na tyle duże, że w szybkim tempie poniesione nakłady będą się zwracać, a firma zacznie pracować bardziej efektywnie i wydajnie.

Obecnie zdecydowana większość oferowanych systemów typu ERP pozwala na prowadzenie kompleksowej ewidencji dokumentów w cyfrowej postaci.

faktury online

Autor: encuentroedublogs
Źródło: http://www.flickr.com

Jest więc możliwa pełna obsługa faktur w wersji elektronicznej, łącznie z przesyłaniem ich do klientów przy pomocy poczty elektronicznej, oraz przesyłanie wszystkich deklaracji do odpowiednich urzędów. Dzięki temu, że praktycznie wszystkie kopie dokumentów będą dostępne z poziomu programu, to nie będzie trzeba ich drukować w każdym przypadku i gromadzić w pudłach. Dla celów podatkowych powinno wystarczyć, jeżeli kopia tych wydruków będzie przechowywana na dysku lub płycie CD, a przy jakiejś kontroli po prostu da się do zarchiwizowanych danych sięgnąć. Spora część programów pozwala również na rejestrację i archiwizację wszystkich dokumentów pojawiających się w firmie, czy będą to faktury zakupowe, oferty czy na przykład zamówienia.

Jeśli ciekawi Cię opisywana problematyka, to poczytaj także (https://bautec-lodz.pl/rusztowania-plock/) pozostałe informacje na omawiany wątek. Będą równie ciekawe i zostaną Ci w głowie na długo.

Dzięki temu, że zostają one trzymane pod postacią cyfrową, to dostęp do nich jest znacznie łatwiejszy, oprócz tego ma się większą kontrolę nad tym, kiedy i kto wykonywał na nich jakieś operacje.

Kategoria: Bez kategorii
Tagi: ,