W jaki sposób nowoczesne oprogramowanie będzie się mogło przyczynić do znacznego ograniczenia liczby segregatorów w wielu firmach.
Lecz obecnie można od tego odejść, bo w ostatnich latach obowiązujące przepisy zaczęły się dostosowywać do współczesnych możliwości technicznych i cyfrowa ewidencja przy wypełnieniu kilku warunków jest jak najbardziej dopuszczalna i możliwa. Oczywiście będzie też znacznie wygodniejsza, bo z archiwum firmowego bez problemów będą mogły zniknąć najróżniejsze pudła z fakturami, rachunkami i raportami. Oczywiście przejście na elektroniczną archiwizację wiązać się będzie z koniecznością wdrożenia odpowiedniego oprogramowania i przeprowadzenia zmian organizacyjnych w firmie. Wiążą się z tym pewne koszty, ale zalety takiego rozwiązania są na tyle duże, że w szybkim tempie poniesione nakłady będą się zwracać, a firma zacznie pracować bardziej efektywnie i wydajnie.
Obecnie zdecydowana większość oferowanych systemów typu ERP pozwala na prowadzenie kompleksowej ewidencji dokumentów w cyfrowej postaci.
Jest więc możliwa pełna obsługa faktur w wersji elektronicznej, łącznie z przesyłaniem ich do klientów przy pomocy poczty elektronicznej, oraz przesyłanie wszystkich deklaracji do odpowiednich urzędów. Dzięki temu, że praktycznie wszystkie kopie dokumentów będą dostępne z poziomu programu, to nie będzie trzeba ich drukować w każdym przypadku i gromadzić w pudłach. Dla celów podatkowych powinno wystarczyć, jeżeli kopia tych wydruków będzie przechowywana na dysku lub płycie CD, a przy jakiejś kontroli po prostu da się do zarchiwizowanych danych sięgnąć. Spora część programów pozwala również na rejestrację i archiwizację wszystkich dokumentów pojawiających się w firmie, czy będą to faktury zakupowe, oferty czy na przykład zamówienia.
Jeśli ciekawi Cię opisywana problematyka, to poczytaj także (https://bautec-lodz.pl/rusztowania-plock/) pozostałe informacje na omawiany wątek. Będą równie ciekawe i zostaną Ci w głowie na długo.
Dzięki temu, że zostają one trzymane pod postacią cyfrową, to dostęp do nich jest znacznie łatwiejszy, oprócz tego ma się większą kontrolę nad tym, kiedy i kto wykonywał na nich jakieś operacje.