W jaki sposób usprawnić przepływ dokumentów w firmie, czyli o nowoczesnej księgowości

Właściciel praktycznie każdego przedsiębiorstwa spotkał się z tym problemem: zanim faktury zostaną przekazane do archiwum, muszą zostać podpisane przez licznych pracowników. Tok jest czasochłonny i skomplikowany, ale istnieje prosty pomysł na jego ułatwienie. Jaki?

faktura

Autor: VLCinéaste
Źródło: http://www.flickr.com
Obieg faktur między pracownikami nierzadko bywa koszmarny. Proces jest niesprecyzowany, każda faktura wraca do pracownika kilka razy, lub ginie gdzieś wśród innych dokumentacji… Na szczęście, istnieją skuteczne rozwiązania, przyspieszające obieg dokumentów. Workflow faktur, czyli przepływ dokumentacji, bazuje na precyzyjnym rozplanowaniu kto, komu i kiedy dostarcza dokumentację.

Proces często rozpisany jest za pośrednictwem wykresów i dzieli się na parę etapów. Każdy z nich obejmuje zaangażowanych pracowników oraz określa zakres ich zadań. Wyjaśnia też, jaki musi być stan dokumentacji w poszczególnych etapach. Workflow faktur może zostać przygotowany i kontrolowany przez specjalne rozwiązania informatyczne, ale przedsiębiorcy mogą iść jeszcze krok dalej w porządkowaniu procesu i postawić na zautomatyzowany obieg faktur – . Do systemu wprowadzamy elementarne cechy dokumentu, tzn. jego numer seryjny, kwotę, której dotyczy oraz jednostkę rozliczeniową.

faktura

Autor: Steve Jurvetson
Źródło: http://www.flickr.com

W kolejnym etapie wprowadzamy szczegółowe terminy (na przykład dostania, wystawienia, otrzymania płatności) oraz dane klienta. Możemy tworzyć swoje bazy danych kontrahentów, przez co, uzupełnianie takich faktur będzie jeszcze szybsze. Następnie planujemy, jak będzie wyglądał obieg faktur – czytaj o obiegu faktur. System sam także może nam zaproponować jego przebieg. W efekcie powstaje graf, wyszczególniający do kogo i kiedy ma trafić konkretny dokument. Tok kończy zatwierdzenie faktury przez kompetentną osobę i ostateczna archiwizacja.

Elektroniczny obieg faktur w naszej firmie znacznie usprawni obieg dokumentów między pracownikami i zagwarantuje większą przejrzystość w dokumentacji. Cały proces możemy rozpisać za pomocą specjalnych narzędzi i dodatkowo wypróbować elektroniczny obieg dokumentów. Rozwiązania, które nam to zagwarantuje są dostarczane też przez rodzime firmy. Już dziś używa ich kilkadziesiąt tysięcy osób.